התחום של ניהול משרד הוא אחד התחומים העתיקים שהחלו במאה ה-18 עם המהפכה התעשייתית והמעבר מעסקים קטנים משפחתיים ומקומיים לחברות גדולות המחייבות התעסקות עם ניירת ובירוקרטיה. באותה תקופה המקצוע היה נקרא "פקידות", כיום, במאה ה-21, שמו החדש הוא ניהול משרד. מהו ניהול משרד? מה צריך לדעת בתחום זה? והאם יש צורך בקורס המלמד את התחום? על כל אלו נדבר במאמר הבא.
מהו ניהול משרד?
ניהול משרד הוא למעשה תחום הכולל בתוכו תכנון, ארגון, הכוונה ובקרה של הפעילויות והמשאבים של המשרד או המחלקה האדמיניסטרטיבית של הארגון. התחום הינו רחב מאוד וכולל ניהול כוח אדם, ניהול מתקנים, ניהול ציוד, אספקה וכספים. כל אלו נעשים במטרה לייעל ולהשיג את יעדי הארגון.
כדי לבצע את המקצוע בצורה טובה, על מנהל\ת המשרד לחלוש בצורה טובה על כל התחומים ולדעת לבצע אותם בו זמנית, על אף הלחץ של הזמן.
מה חשוב לדעת בתחום של ניהול משרד?
מנהל\ת משרד צריכים להיות בעלי מספר תכונות חשובות. עליהם להיות מאוד מסודרים, עליהם לדעת לנהל את הזמן בצורה טובה, ולא רק את הזמן שלהם, אלא גם את הזמן של העובדים, על מנת להגיע לייעול העבודה בצורה הטובה ביותר, עליהם להכיר חוקים ורגולציות ולדעת איך לגייס כוח אדם וגם להעניק שירות נעים ואדיב, גם כאשר הזמנים לחוצים.
מדובר בתפקיד רחב מאוד המצריך ידע בהמון תחומים. כשיש מנהל\ת משרד איכותיים, הארגון עובד טוב יותר ומנהלי הארגון יכולים לעסוק בפיתוח של הארגון במקום בבירוקרטיה.
האם חייבים ללמוד את התחום?
ניהול משרד הוא תחום ידע רחב, על אף שהמוניטין שלו בשנים מסוימות היה נמוך והיה פחות דגש על רכישת ידע. כיום כבר יודעים כי התחום מחייב את העוסק בו לחלוש על כל כך הרבה נושאים ולכן קורס ניהול משרד הוא הכרחי מאוד וחשוב.
מעבר לכך, כיום הקורסים בתחום מחולקים גם לפי נישות וניתן לראות קורסים בניהול משרד עבור ארגונים רפואיים, ניהול לשכות מנכ"ל, ניהול משרדים של עריכת דין וראיית חשבון. בכל קורס כזה, שמים דגש על העקרונות ואופי העבודה בהתאם לסוג הארגון.
באילו עבודות ניתן להשתלב?
מנהלי\ות משרד משתלבים במגוון ארגונים. ניתן לראות מנהלי משרד בקופות החולים, בתי חולים, מרפאות שיניים, לשכות מנכ"ל ועוד. עד לא מזמן התחום היה בעיקר עבור שכירים, אך כיום קיימת גם מגמה של מנהלי\ות משרד עצמאיים המציעים ניהול כזה במשרת פרילנס מרחוק.
אין ספק שהתחום הולך ומתפתח ונראה כי בינתיים כל עסק זקוק למישהו כזה, על מנת לייעל את התהליכים של הארגון. אז אם אתם מתלבטים מה ללמוד, דעו שניהול משרד הוא בהחלט אפשרות מצוינת וכיום גם השכר הוא דיי גבוה והיד עוד נטויה.